Disfrute de nuestro enfoque de calidad
Nuestro avanzado sistema telefónico se adapta a las necesidades de nuestros clientes y ayuda a garantizar que podamos brindar la máxima calidad en nuestra atención telefónica.
La descripción general garantiza que se centre en "la buena conversación"
Cada vez que recibimos una llamada de usted, nuestros recepcionistas obtienen automáticamente una descripción completa y clara en la pantalla de usted como cliente, para que puedan ver inmediatamente qué hacer. De esa manera, pueden concentrarse en la buena conversación y brindar a sus clientes la mejor experiencia posible, en todo momento.
Servicio rápido a sus clientes
Nuestro sistema telefónico nos muestra una descripción general de cuáles de sus empleados son responsables de qué y cuándo están disponibles. Esto hace que sea fácil y rápido para nosotros ver quién de ustedes debe tener qué llamadas y mensajes, y de esta manera podemos atender a sus clientes rápidamente y con la menor cantidad de malentendidos posible.
Mensajes precisos sin errores ni omisiones
Podemos ingresar nuestro mensaje para usted directamente en nuestro sistema telefónico mientras hablamos con sus clientes. Ahorra tiempo y nos ayuda a evitar errores innecesarios. Y nuestro sistema se asegura de incluir exactamente la información que desea en los mensajes, sabiendo que solo podemos enviar los mensajes una vez que los hayamos ingresado todos.
Siga sus llamadas a través de nuestro programa en línea
Con nuestro popular programa en línea gratuito MyTopCall, puede, a través de su propio panel de control, seguir cómo va su contestador telefónico con nosotros, que incluye:
Nuestra aplicación le facilita la administración de nuestros mensajes
Nuestra aplicación para clientes se adapta a las necesidades de nuestros clientes y se integra con nuestro sistema telefónico y programa en línea MyTopCall. Esto significa que usted:
De una manera súper simple y clara, puede manejar los mensajes que recibe de nosotros directamente desde la aplicación.
Sus empleados pueden mantener sus calendarios actualizados fácil y rápidamente
Garantiza que podamos reenviar llamadas y enviar mensajes a los empleados adecuados en cualquier momento.
Así es como trabajamos continuamente para minimizar el tiempo de espera de sus clientes
A menudo sucede que nuestros clientes tienen la expectativa de que podamos responder a todas sus llamadas a la vez. Podemos hacer esto en la gran mayoría de los casos, pero en picos inesperados o durante períodos pico, se pueden formar colas en nuestras líneas.
Lamentablemente, no podemos dotar de personal a nuestro servicio de contestador telefónico, por lo que podemos estar 100% seguros de poder responder todas las llamadas a la vez, ya que esto significaría que tendríamos que tener el doble de personal y casi el doble de precios altos. para nuestra atención telefónica.
Aquí puede ver lo que hacemos para reducir el tiempo de espera
Liberamos a los recepcionistas adicionales inmediatamente
Nuestro líder de equipo vigila constantemente si hay cola en los teléfonos. Si la cola se hace demasiado larga, interrumpe la formación continua y la formación continua que siempre se lleva a cabo para algunos de nuestros recepcionistas o asigna a nuestro personal administrativo para que se ocupe de los teléfonos.
Convocamos a recepcionistas adicionales en caso de fluctuaciones inesperadas
La tarea más importante de nuestro planificador de capacidad es vigilar nuestro propio panel de control interno, que muestra cómo son los tiempos de espera y la cantidad de llamadas perdidas en general. Llama a nuestros recepcionistas adicionales de medio tiempo o envía a algunos de los recepcionistas a casa tan pronto como puede ver que los tiempos de espera se están desarrollando de manera diferente a nuestras expectativas o que el pronóstico del tiempo está cambiando.
Calculamos la capacidad en función del historial específico
Nuestro planificador de capacidad calcula continuamente nuestras expectativas futuras para el número de llamadas basándose en cifras históricas y tiene en cuenta temporadas, temporadas, días festivos y tendencias al alza o a la baja en el mercado y con nuestros clientes. A partir de esto, realiza cálculos promedio que muestran la cantidad de personal que necesitamos tener en qué períodos y calcula que la enfermedad ocurre en nuestros clientes y en nosotros mismos, para que podamos tener capacidad extra lista si es necesario.
Contamos con el personal más óptimo de recepcionistas adicionales
Por último, pero no menos importante, utilizamos la pólvora para tener el número más óptimo de recepcionistas a tiempo parcial al que podamos recurrir. Si tenemos muy pocos, es un problema porque podemos estar cortos de recepcionistas durante los períodos pico, y si tenemos demasiados, los recepcionistas a tiempo parcial en la práctica son llamados a trabajar con poca frecuencia para que ofrezcan suficiente calidad en las llamadas. ellos hacen. respuestas.
En general, la optimización de nuestro personal es un acto de equilibrio que usamos muchos recursos para dominar, y esperamos su comprensión en caso de que nos veamos afectados por circunstancias inesperadas fuera de nuestro control.
